BOLL SMEDJA

Bollbok

Manual

Versionshistorik

Boll smedja HB
Exportgatan 33
422 46 Hisings Backa
Kontakt

Manual

Bollbok är ett bokföringsprogram för små företag. Om det ska hantera fler än 2000 affärshändelser om året så kan det bli lite segt i vissa moment. Det har kommit till främst för att vara lättare och tydligare när man vill rätta till fel. Mölighet att märka konteringar med objekt gör det lätt att sammanställa projekt m.m. I Bollbok kan man antingen använda debet och kredit, eller så använder man helt enkelt plus och minus.

Allmänt

När du startar programmet första gången öppnas ett nytt dokument. Börja med att spara filen. Det är lämpligt att kalla filen för firman följt av vilket år det gäller. Dokumentet kommer att sparas automatiskt då och då samt när fönstret stängs. Om du avslutar programmet kommer programmet ihåg vilka dokument som var öppna och öppnar dem automatiskt när programmet startas igen.

Sedan öppnar du inställningslådan genom att trycka på knappen längst ned eller med Kommando+kommatecken. Fyll i Firma, Organisationsnummer, Bokföringsår och Valuta om du inte vill ha svenska kronor.

För att göra en ny post i någon av tabellerna, klickar man på översta raden. Tryck på retur- eller tabbknappen för att mata in och hoppa till nästa ruta. För att en ny rad ska registreras måste man trycka på retur. För att redigera en ruta på någon annan rad kan man dubbelklicka i den. Om du har börjat skriva något i en tabellruta men vill ha tillbaka det som stod där innan kan du trycka på escape.

Rader med grön text och kontorubriker går att radera genom att markera dem och trycka Kommando+Backsteg. Konton och objekt går att radera om de inte används. Konteringar kan raderas samma dag och nästa dag. Senaste verifikatet går att radera om alla konteringar inuti dem går att radera.

Det går att ångra med Kommando+Z om man lagt till eller tagit bort rader eller om man ändrat något i en enskild ruta. Om man ångrar när ett textfält är aktivt så återställs texten.

Konton

Tabellen med konton kommer fram om man trycker på knappen "Konton" eller Kommando+K. Det finns ett bollbok-dokument med en stor bas-kontoplan att hämta här. Vill du använda den kontoplanen kan du bara byta namn på detta dokument, öppna det och ställ in rätt uppgifter i inställningslådan. Det går även att importera kontoplaner från andra program via filformatet SIE-4. Blir det för många konton är det bara att markera och radera med Kommando+Backsteg. Det går att radera många på en gång.

Kontonummer kan vara mellan 1 och 99999. Tryck på "R" när du redigerar kontonumret, så blir det en rubrik av kontot. Konton med samma nummer eller högre sorteras efter rubriken. Konton mellan två rubriker summeras i balans- och resultat-rapporterna

Under tabellen finns en ruta där det går att ställa in lite mer saker i kontona än bara nummer och namn. Ändringar här gäller alla markerade konton. Skriver man inget alls i en ruta så ändras ingenting. Därför måste man välja "(inget)" i Automatobjektrutan för att ta bort.

Typ kan vara någon av dessa:

  • Balans - tillgångar och skulder, kontot räknas med i balansrapporten
  • Resultat - intäkter från sånt man skapar i rörelsen (produkter) och kostnader för sånt som behövs för att jobba och få jobb. (produktionsmedel). Kommer med i resultatrapporten
  • Ospecifierat - för de som inte tillhör någon av ovanstående.

Tillgång och skuld-konton kommer med i balansräknigen, intäkter och kostnader kommer i resultatrapporten och Andra konton kommer inte med i någondera. Detta gäller även rubriker. Väljer man däremot att få en rapport på markerade konton så tas kontona med oavsett.

Skulder brukar man dela upp i skulder som företaget har till ägaren så kallat eget kapital respektive övriga skulder.

Kostnader brukar man dela upp i:

  • inköp som en speciell kund skall betala som t.ex. material och legoarbeten till ett visst projekt eller varor som bara skall säljas vidare.
  • personal m.m.
  • inköp som är svåra att lasta på en speciell kund som t.ex. hyra, försäkringar och avskrivningar.

"+/-" indikerar vad som normalt händer på kontot. Skriv + eller -. Skriv något annat för att ta bort. Plus motsvarar debit och minus är som kredit. T.ex så bokför man i stort sett bara minus på försäljning och utgående moms och bara plus på inköp och ingående moms. Bokför man en kontering tvärtemot vad man angett här så blir pengarna röda på den raden

Under aut.obj kan man ställa in ett förvalt objekt för ett konto. Det kan till exempel användas för att markera obetalda fakturor. Då tar men bort det när den är betald och man kan lätt få ut en lista på dem. Skriv "Inget" här för att ta bort.

Rutan kod är till för att skapa en egen specialrapport. Konton med exakt soamma text här grupperas som de vore ett konto i rapporttypen "Kodrapport".

Objekt

Objekten är till för att kunna märka upp konteringar på ytterligare sätt, så att man lätt kan sortera ut dem. Det kan vara allt som hör till ett visst projekt eller obetalda leverantörsskulder. Det går att ställa in ett automatiskt objekt på varje konto.

Listan för objekten kommer fram om man trycker på knappen "Objekt" eller Kommando+L. Id-namnet kan vara vilken text som helst men inte längre än att det får plats i rutan. Under beskrivning kan man fylla i hur lång text som helst om vad det handlar om eller inget alls.

Verifikat

För att mata in ett nytt verifikat kan man trycka på Kommando+N, eller klicka på den översta raden i verifikatlistan. När du skriver i transaktionsdatum räcker det att skriva de siffror som ändrats. T.ex: Om senaste verifikatet hade datum 2000-08-18 och du vill ha datum 2000-08-21 så räcker det att skriva 21. En liten ruta bredvid visar vilket datum din inmatning resulterar i. När du skriver in en beskrivning på vad verifikatet handlar om, kan du återanvända tidigare beskrivningar. Tryck pil-upp eller pil-ned för att välja alternativ som börjar på det du redan skrivit in. När datum och beskrivning är ifyllda och man trycker retur, så hoppar markeringen automatiskt ned till ny kontering i verifikatet.

Om man markerar ett befintligt verifikat och trycker Kommando+D så skapas ett nytt likadant.

Verifikattabellen kan sorteras efter nummer eller datum. Klicka på respektive kolumnrubrik för att ändra. OBS! Detta påverkar även hur rapporter sorteras.

Konteringar

Kontonamn och objekt fylls i med första bästa eftersom man skriver. Det går att skriva beskrivningen på kontot också. Om du är van vid debet och kredit så ser du att det bara finns ett fält för att fylla i pengar. Skriv ett minustecken framför pengen för att kreditera kontot. Känns det inte bra med plus och minus, kryssa i visa debet/kredit i inställningarna

Ett verifikat skall balansera d.v.s summan av konteringarna i ett verifikat skall vara noll och inget annat. Om ett verifikat inte är i balans, så står det i rött i kolumnen omslutningen i verifikatlistan.

Intäkter från sålda varor och tjänster bokförs i allmänhet som minus ungefär som att varan de försvinner iväg. Kostnader för inköp bokförs nästan jämt som plus. Om man t.ex. tänker sig att man köper gräsfrön för 100 kr inkl moms. så bokför man:

  • -100 kr på tillgångskontot "Kontanter" eftersom pengarna försvinner därifrån.
  • 20 kr på tillgångskontot "Ingående moms" eftersom momsfordringen på skattemyndigheten ökar.
  • 80 kr på kostnadskontot "Trädgården" eftersom trädgårdens värde har ökat.

Större inköp, inventarier, skall dock delas upp på flera år. Det löser man genom att först bokföra dem som tillgångar. Sedan för man över lite grand varje år till ett inköpskonto som kallas "Avskrivningar på inventarier" eller dylikt.

Om man inte skriver något i Pengar-rutan, så fylls det som fattas för att balansera verifikatet i när man trycker på tabb eller retur. Om du inte skriver något under konto och verifikatet är i balans, så flyttas du till nytt verifikat för att börja på nästa. Om man har skrivit + eller - på aktuellt konto i konto-tabellen så blir pengtexten röd i kontering-tabellen om den inte matchar. Tryck på + eller - för att ändra tecken. Det går även att trycka på "D" och "K" för den som kommer ihåg debet och kredit bättre

Trycker du Ö eller ' så matas siffran in som ören i stället för kronor. Kan snabba upp jobbet om man har många ojämna pengar att skriva in.

Bokförinsdag registreras automatiskt. Så länge raderna är gröna (t.o.m. nästa dag) så kan man radera eller ändra något i dem. Om man försöker radera den senare så stryks den. Den blir grå och räknas inte med. Det går att ta bort strykningen igen, om man inte väntar för länge, genom att radera den igen (helt logliskt ;-). Objektrutan kan ändras när som helst.

Om det är mer än 1 dag mellan registreringen av första och sista konteringen så markeras verifikatet som korrigerat. Det gör det även om man stryker en kontering.

Ingående saldon

Den första posten i verifikatlistan har nummer 0, är blå och heter "Ingående saldon". Här lägger man till konteringar om några konton har ett saldo kvar från förra året. Pengarna på banken finns säkert kvar. Likaså inventarierna. Även detta "verifikat" skall balansera.

Konteringarna i ingående saldo blir aldrig låsta så det går att ändra siffrorna och ta bort rader när som helst.

Rapporter

Det finns åtta rapporttyper. Rapporterna kan antingen visas direkt i programmet eller kopieras. Väljer man att visa, går det sedan att spara rapporten som blir en html-fil, eller skriva ut den. Kopierar man rapporten kan man klistra in och bese den i en texteditor, layoutprogramet eller i ett kalkylblad.

Välj vilken rapporttyp du ska ha i popupmenyn längst upp. Det finns lite olika alternativ beroende på rapporttyp. Du kan begränsa rapporten genom att klicka i kryssrutorna för fr.o.m. eller t.o.m. eller välja ett alternativ i popupmenyn nedanför. Hur rapporten begränsas och sorteras beror på hur du valt att sortera listan över verifikat. Det går också att begränsa vissa rapporter till vissa objekt eller konton.

Observera att rapporternas innehåll påverkas av inställningarna för debet/kredit och om ören skall visas.

  • Grundbok - listar verifikationerna med tillhörande konteringar.
  • Kontoutdrag/objektutdrag (Huvudbok om man väljer alla konton) - listar konteringar sorterat efter konton. Kan även begränsas till markerade objekt.
  • Balansräkning - visar ingående och utgående saldo och förändringen. Förvalt tas bara konton med om de har typen Balans.
  • Resultatrapport - visar förändringen och summerar alla konton till ett resultat. Förvalt tas bara konton med om de har typen Resultat.
  • Kontohanterare - lista över konton.
  • Saldon - saldot på alla använda konton summerade rubrikvis.
  • Taggrapport - Konton med samma ord i rutan Tagg slås samman som om de vore ett konto. Kan vara bra till någon typ av skatterapport.

Om du inte är nöjd med utseendet på rapporterna finns viss möjlighet att anpassa dem. Det krävs att du kan lite om HTML och CSS. Börja med välja "Spara kopia av standard…" i popupmenyn längst ner i rapportlådan. Välj ett namn på din egna rapportbas och spara på lämpligt ställe. Nu kan du öppna den skapade filen i en textredigerare och modifiera den. Ta inte bort "[body]" för då blir det inget innehåll i rapporterna.

Många rapporter går att göra via kontextmenyer. Praktiskt om man inte vill fylla skärmen med lådor. Välj i inställningslådan om kontextmenyrapporter skall ska visas, eller kopieras till urklippet.

I rapportlådan går det att skapa grupper av konton. Du måste byta till en rapport där det går att välja vilka konton som skall vara med. Markera de konton som du vill ha med i gruppen. Markera även rubriker som ska vara med, de kommer inte med automatiskt. Välj "Gruppera markerade" i pup-up-menyn för vilka konton som skall vara med i rapporten. Skriv vad gruppen skall heta i dialogrutan som dyker upp. För att ta bort en grupp väljer man först gruppen i pop-up-menyn, och sedan väljer man "Ta bort kontogrupp" i samma meny.

För att se vilka konton som ingår i en grupp: Välj rapporttyp Kontoplan, välj grupp och klicka på Visa-knappen

Söka verifikat

Det finns en låda för att söka verifikat

Skriv in ett ord eller del av text att söka efter. Det går också att hitta verifikat som använder ett visst konto eller objekt. Skriver du i rutan för pengar hittar programmet verifikat där exakt denna peng förekommer. Är du inte säker på den exakta pengen kan du skriva t.ex. "49," för att söka mellan 49 och 50 eller "49,50-50,50"

Import, export

Man kan importera och exporta SIE-4. Finns under Arkiv-menyn. Det kan komma till nytta när man börjat bokföra i ett annat program eller om man vill importera en kontoplan. Det går ännu inte att välja vad i filen som skall importeras, så om det finns verifikat i filen så importeras även de. Har du en sie-fil som du bara vill ha konton från, får du först gå in i en kopia av) filen, ta bort allt nedanför alla konton och spara. ("Kontoplanen Bas 2009" som finns här på hemsidan importerar man via SIE-4-importen. Det kan också vara bra om man behöver föra över sin bokföring till någon som hjälper till med deklarationen eller så. Exporten är inte på något sätt certifierad eller godkänd, men jag tror den ska fungera hyfsat. Filer som skall importeras måste ha filändelsen "se","si" eller "sie". I importerat material blir alla bokföringsdatum dagen för importen. Det går inte att importera om man redan gjort verifikat.

Befintliga verifikat, konton och objekt skrivs inte över vid import.

Om man har ett öppet dokument och väljer "Nytt år samma firma" i arkiv-menyn så fylls det nya året med samma grunddata som det aktiva dokumentet. Alla balanskonton summeras och läggs i det nya dokumentets ingående saldon.

Länkar till mer om bokföring och företagsstart.

Brasklapp

Tänk på att det inte går att återgå till senast sparade eftersom programmet sparar hela tiden. I OSX 10.7 eller senare går det dock att gå tillbaka till tidigare versioner. Gör ändå säkerhetskopior ofta så det inte blir katastrof om något går snett. Ändra inte i dokumentet utanför programmet för då kan det bli fel.

Programmet får användas fritt men på egen risk. Jag ska ändå försöka hjälp till om något går snett. Stöd gärna vidare utveckling med råd, hjälp eller uppmuntran.

Björn Jadelius, Boll smedja.

Björn Jadelius 2014

.